Розумні документи для вашого бізнесу

Створюйте у WhiteDoc шаблони будь-яких документів, наповнюйте їх даними та надсилайте іншим учасникам процесу документообігу за передбаченою процедурою опрацювання та підпису.


Illustration
Illustration

Ми створюємо кращу платформу для документообігу

WhiteDoc - це хмарний сервіс, який призначений для автоматизації документообігу в будь-якому бізнесі.

Незалежно від того, де ви перебуваєте, WhiteDoc надає вам можливість відправити чи опрацювати документи за передбаченою бізнес-процедурою. Наповнюйте, погоджуйте та підписуйте документи. Робіть це легко та швидко в інтерфейсі WhiteDoc або вашого бізнес-додатку.

  • Принципи, які ми заклали у WhiteDoc

    Єдине середовище комунікації бізнесуБудь-який документ або дані, які потрібні бізнесу для ефективної роботи, можуть бути доставлені за допомогою WhiteDoc внутрішньому або зовнішньому клієнту.
    Відповідність продукту процедурам бізнесаШаблон WhiteDoc забезпечує очікуваний порядок опрацювання документів, мінімізує кількість помилок та юридичні ризики.
    Технологічність платформиWhiteDoc забезпечує надійну автоматизацію документообігу та інтегрованість із зовнішніми системами використовуючи API, sFTP та коннектори. Дані, які містяться в документах WhiteDoc, можуть бути опрацьовані будь-якою обліковою системою. 
    Все управління на стороні клієнтаWhiteDoc надає необхідні інструменти для самостійного управління всім важлим для вашого бізнеса: рівнем безпеки, користувачами, шаблонами документів, процедурами документообігу та інтеграціями.

Нам довіряє міжнародний та український бізнес:

Illustration
Illustration
Illustration
Illustration
Illustration
Illustration

Бажаете покращити  документообіг?

Залиште заявку, щоб отримати поради від експертів WhiteDoc

Дякуємо!

Ми скоро зателефонуємо вам.

Can't send form.

Please try again later.

Налаштуйте у WhiteDoc процедури документообігу, щоб прискорити бізнес 

Конструктор шаблонів та процесів

Налаштуйте форму будь-якого документу та порядок його опрацювання без участі команди розробників.

Внутрішній та зовнішній документообіг

Надсилайте документи колегам та іншим компаніям для заповнення, погодження, підпису чи ознайомлення

Прозорість опрацювання документів

Відстежуйте в реальному часі на якому етапі ваші документи та отримуйте повідомлення про зміни.

Електронний підпис та його перевірка

Надайте юридичну силу будь-якому електронному документу використувуючи EЦП/КЕП всіх АЦСК України. 

Функціонал та можливості WhiteDoc

Безпечно працюйте з будь-якої точки світу завдяки хмарним технологіям

  • ✔️ Будь-які формати документів

    WhiteDoc надає можливість обмінюватися документами у будь-якому форматі. Завантажте та надсилайте документи у неструктурованому вигляді (.PDF, .XLS, .DOC, .JPEG та інші) або налаштуйте шаблон вашого документу та надсилайте документи у форматі .XML

  • ✔️ Будь-які бізнес-процеси та типи документів

    WhiteDoc дозволяє вам налаштувати обмін як юридично-значущими так і іншими документами, що не потребують підписів. Обмінюватися у WhiteDoc можливо будь-якими документами будь-якої форми: Договори, Первинні бухгалтерськи документи (зовнішні та внутрішні), Кадрові документи, Анкети, Заявки, Прайс-листи, Комерційні пропозиції, Службові записки, Звіти, Повідомлення, Офіційні листи тощо.
    Шаблон WhiteDoc може складатися з будь-якої кількості документів, які передбачені для даного бізнес-процесу.

  • ✔️ Стандартизація обміну даними та Довідники

    M2M обмін данимиWhiteDoc краще за інших орієнтований на обмін даними між різними системами та учасниками документообігу. Наш шаблон дозволяє налаштувати та стандартизувати форму обміну даними, яку зможуть опрацювати різні ERP/CRM. Кожне поле в нашому документі може бути опрацьовано обліковою системою для різних задач: проводка документа, створення карточки контрагенту або документу і т.д. Обмін може відбуватися як даними, які є в документі, або файлами, які потрібні для вашого процесу. Наприклад, це анкета, в якій отримувач заповнить дані, обере потрібне із списку та прикрипіть свої файли з підтверджуючими документами.
    ДовідникиЗв`яжіть у WhiteDoc шаблон документу з довідниками, щоб зменшити кількість помилок, швидше формувати контент документу або використовувати функцію автозаповнення. Ви можете створювати довідники у веб-інтерфесі, експортувати з вашого файлу або синхронізувати з вашою обліковою системою.

  • ✔️ Порядок опрацювання документів

    Шаблон WhiteDoc дозволяє вам налаштувати необхідну процедуру опрацювання документів для кожного окремого бізнес-процесу. Для кожного етапу опрацювання ви визначаєте роль учасника та призначаєте йому дію: ● Заповнення: користувач має завантажати свої файли, заповнити призначені поля в документі своїми даними або вибрати їх із довідника.● Погодження: користувач має погодити або відхилити документи в конверті. Якщо відбувається відхилення - потрібно вказати причину.● Підпис: користувач має підписати визначений документ ЕЦП/КЕП або хмарним підписом● Копія: користувач має ознайомитися із документами в конверті. 
    Такі етапи можуть як послідовними та і паралельними. Бізнес-логіку, в якому порядку документи мають створюватися та опрацьовуватися ви визначаєте самостійно. Учасники процесу ніяк не зможуть порушити налаштовану процедуру.

  • ✔️ Додаткові дії з документами

    Звичайно, що не все можна передбачити в налаштуванні процедури. Тому ми надаємо вам більше дій для ефективного опрацювання документів:
    ● Відхилення: якщо з документом щось не гаразд, відхиліть його та зазначте причину.● Відправка на додаткове погодження: отримувач документу, може відправити документ на погодження, щоб прийняти рішення по ньому. Погодження відбувається за маршрутом, який налаштував адміністратор або сам користувач. ● Делегування: отримувач документу може передати виконання своєї дії іншому користувачу. ● Коментування: додавайте коментар, ініціюйте обговорення та позначайте вирішені питання як Завершені. Коментарі можуть бути публічними або приватними. ● Нагадування: якщо ви бачите, що ваш документ довго не опрацьовують, натисніть Нагадати і ми відправимо на електронну пошту нагадування потрібним учасникам.
    Коли опрацювання документу буде завершене, натисніть Поділитися і вкажіть email співробітників, які не приймали участі в цьому процесі для відправки копії опрацьованих документів.

  • ✔️ Сценарії документообігу

    Сценарії дозволяють значно розширити логіку вашої роботи у WhiteDoc за вашим бізнес-процесом. У відповідності до вимог, ми налаштовуємо сценарій, який дозволить створювати документи на основі інших документів, будувати маршрут руху документів в залежності від визначених умов, надавати вибір користувачу в ініціюванні відправки того чи іншого документу за певною бізнес-логікою.

  • ✔️ Інтеграція з ERP/CRM

    WhiteDoc має відкритий API, тому є можливість налаштувати інтеграцію практично з будь-якою вашою ERP/CRM (BAS 1C, SAP, Creatio, Microsoft Dynamics або спеціально розробленою для вас). Якщо API не підходить для вас, можлива інтеграція через sFTP. Наш сервіс має вбудовані інструменти для налаштування карт конвертацій.

  • ✔️ Інструменти адміністратора

    ● Верифікація корпоративного акаунту● Автоматичне приєднання співробітника до акаунту● Управління співробітниками аккаунту● Створення поштових скриньок та надання до них доступу● Створення користувацьких ролей● Управління доступом до шаблонів та довідників● Управління інтеграціями● Додавання конфігурації корпоративного мережевого криптомодулю "Гряда"● Створення корисних посилань для співробітників аккаунту● Управління парольною політикою● Активація авторизації через Single sign on (SSO)● Моніторинг подій та дій користувачів в акаунті● Управління тарифами● Брендування акаунту

  • ✔️ Зберігання документів

    ● Для забезпечення процесів обміну та надійного зберігання ваших документів, ми обрали найкраще технологічне рішення в світі - Amazon S3, яке гарантує надійність даних 99,999999999 %, забезпечує широкі можливості для безпеки даних та проходження аудиту. Регулярні back-up процедури гарантують захист від втрати чи пошкодження документів. ● Ви маєте доступ до ваших документів, доки існує ваш акаунт. WhiteDoc повністю відповідає вимогам GDPR, тому ви можете видалити свій акаунт чи профіль користувача, якщо виникла така необхідність. ● Ми надаємо всі необхідні інструменти для збереження документів локально або у вашій інфраструктурі. Робіть це інтегровано чи користуючись доступними опціями веб-інтерфейсу.

  • ✔️ Безпека даних

    ● Цілодобовий моніторинг доступності сервісу● Вбудовані алгоритми та логіка захисту цілісності контенту ● 256 bit SSL шифрування трафіку,● Firewall та захист від DDOS атак● Журнал подій, ● ISO 27001

Як розпочати роботу у WhiteDoc?

Зареєструйтеся у WhiteDoc

Для роботи потрібен лише браузер. Натисніть "Зареєструватися" та дотримуйтесь інструкцій. Створіть персональний або аккаунт компанії

Оберіть тарифний пакет 

Працюйте безкоштовно в тарифі "Персональний".Надсилайте документи без лімітів в тарифі "Команда" або отримайте індивідуальні умови в тарифі "Корпорація".

Налаштуйте все ідеально

Створіть поштові скриньки для всіх учасників. Запросіть колег, надайте їм доступ та ролі. Налаштуйте шаблони та процедури документообігу для вашого бізнесу.

Різні сценарії роботи в сервісі

Обирайте зручний варіант обміну документами в залежності від потреб та внутрішніх правил щодо документообігу

Heading photo

Просто, як електронна пошта


Ми пропонуємо надзвичайно простий варіант для обміну електронними документами. Завантажте документи в сервіс, вкажіть отримувачів, підпишіть, відправляйте. Готово!

  • Як це працює?

    ● Оберіть "Надіслати на підпис ваш документ";● Завантажте один або кілька ваших документів;● Визначтесь хто з отримувачів буде підписантом, а хто отримає копію; Отримувачів може бути будь-яка кількість, просто вкажіть їх emai;● Підписуйте всі додані в конверт документи в один клік і відправляйте

  • Які документи можна надіслати?

    ● Ви может надсилати на підпис або як копію будь-який документ● Файл з вашим документом має бути розміром до 10 мб;● В інтерфейсі сервісу ви можете переглянути документи у форматі файли .PDF, .DOCX, JPEG, .PNG. Для перегляду файлів в інших форматах необхідно попередньо завантажити (ми працюємо над цим).

  • Що я отримаю в результаті?

    Архів з підписаними документами буде містити:● Оригінальні файли документів● Файли всіх підписів (.p7s)● Сертифікат опрацювання (внутрішніми метадані про документи та системна інформація, посилання на коверт у WhiteDoc, QR код, розшифровка кожного підпису та мітка часу)● Форма для друку з візуалізацією документу, накладених підписів та сертифікатом опрацювання● Журнал опрацювання (ініціатор документу, отримувачі, час створення, час доставки, час перегляду, час опрацювання, час завершення опрацювання конверту всіма учасниками)

Heading photo

Надсилайте документи за процедурою

Шаблон WhiteDoc забезпечує доставку документів у відповідності до налаштованого порядку опрацювання.
Кожен отримувач буде опрацьовувати документи у відповідності до призначеної ролі та зможе заповнити визначені для нього поля в документі, завантажити свої файли, погодити документи або додати електронний підпис.

  • Як це працює?

    ● Натисніть "Новий конверт" або перейдіть в розділ "Шаблони" та оберіть потрібний;● Виконайте дії, які для вас налаштував адміністратор: заповніть шаблони документів або завантажте ваші файли;● Вкажіть отримувачів конверту з документами, якщо цього вимагає шаблон;● Готово! Надсилайте ваші документи на опрацювання іншим учасникам та відслідковуйте етапи їх опрацювання. Ми повідомимо вас про виконання дій з документами в конверті та коли конверт буде повністю опрацьований.

  • Як створити шаблон?

    Конструктор шаблонів надає можливість централізовано керувати стандартами форм документів, комплектністю та процедурами обробки документів за різними бізнес-процесами.
    ● Натисніть Новий шаблон;● Налаштуйте форму документу за домогою текстового редактора та таблиць;● Додайте необхідні поля, що будуть заповнюватися в документ;● Додайте необхідні Ролі та визначте, хто та що має робити при опрацюванні; ● Визначте хто має право ініцювати опрацювання документів за цим шаблономГотово!
    Можливості редактору шаблону:● Шаблон може складатися з одного та більше документів;● Текстовий редактор для створення тексту та брендування документу;● Табличний редактор для налаштування таблиць та форми документу;● Динамічна таблиця, яка може містити будь-яку кількість строк;● Поля для введення даних: текст, числа, валюта;● Поле для вибору даних з довідника;● Поле для прикріплення файлу;● Поле для налаштування формул;● Поле для автозаповнення даними: дублікат, look up;● Поле вибору з двох значень ● Поле електронного підпису: підритмується ЕЦП/КЕП України ● Поле електронно-чорнильного підпису
    Порядок обробки:● Кількість етапів (може бути будь-яка)● Ролі учасників (назва)● Дія учасників на певному етапі (Заповнення, Погодження, Підпис, Копія)● Визначеність учасника (якщо не визначено відправник має його вказати перед відправкою)● Послідовність обробки (автоматична, послідовна, паралельна)

  • Що я отримаю в результаті?

    Архів з підписаними документами буде містити:
    ● Оригінальні файли документів (.XML та .PDF)
    ● Файли всіх підписів (.p7s)
    ● Сертифікат опрацювання (внутрішніми метадані про документи та системна інформація, посилання на коверт у WhiteDoc, QR код, розшифровка кожного підпису та мітка часу)
    ● Форма для друку з візуалізацією документу, накладених підписів та сертифікатом опрацювання
    ● Журнал опрацювання (ініціатор документу, отримувачі, час створення, час доставки, час перегляду, час опрацювання, час завершення опрацювання конверту всіма учасниками)

Heading photo

Надсилайте документи за процедурою

Шаблон WhiteDoc забезпечує доставку документів у відповідності до налаштованого порядку опрацювання.
Кожен отримувач буде опрацьовувати документи у відповідності до призначеної ролі та зможе заповнити визначені для нього поля в документі, завантажити свої файли, погодити документи або додати електронний підпис.

  • Як це працює?

    ● Натисніть "Новий конверт" або перейдіть в розділ "Шаблони" та оберіть потрібний;● Виконайте дії, які для вас налаштував адміністратор: заповніть шаблони документів або завантажте ваші файли;● Вкажіть отримувачів конверту з документами, якщо цього вимагає шаблон;● Готово! Надсилайте ваші документи на опрацювання іншим учасникам та відслідковуйте етапи їх опрацювання. Ми повідомимо вас про виконання дій з документами в конверті та коли конверт буде повністю опрацьований.

  • Як створити шаблон?

    Конструктор шаблонів надає можливість централізовано керувати стандартами форм документів, комплектністю та процедурами обробки документів за різними бізнес-процесами.
    ● Натисніть Новий шаблон;● Налаштуйте форму документу за домогою текстового редактора та таблиць;● Додайте необхідні поля, що будуть заповнюватися в документ;● Додайте необхідні Ролі та визначте, хто та що має робити при опрацюванні; ● Визначте хто має право ініцювати опрацювання документів за цим шаблономГотово!
    Можливості редактору шаблону:● Шаблон може складатися з одного та більше документів;● Текстовий редактор для створення тексту та брендування документу;● Табличний редактор для налаштування таблиць та форми документу;● Динамічна таблиця, яка може містити будь-яку кількість строк;● Поля для введення даних: текст, числа, валюта;● Поле для вибору даних з довідника;● Поле для прикріплення файлу;● Поле для налаштування формул;● Поле для автозаповнення даними: дублікат, look up;● Поле вибору з двох значень ● Поле електронного підпису: підритмується ЕЦП/КЕП України ● Поле електронно-чорнильного підпису
    Порядок обробки:● Кількість етапів (може бути будь-яка)● Ролі учасників (назва)● Дія учасників на певному етапі (Заповнення, Погодження, Підпис, Копія)● Визначеність учасника (якщо не визначено відправник має його вказати перед відправкою)● Послідовність обробки (автоматична, послідовна, паралельна)

  • Що я отримаю в результаті?

    Архів з підписаними документами буде містити:
    ● Оригінальні файли документів (.XML та .PDF)
    ● Файли всіх підписів (.p7s)
    ● Сертифікат опрацювання (внутрішніми метадані про документи та системна інформація, посилання на коверт у WhiteDoc, QR код, розшифровка кожного підпису та мітка часу)
    ● Форма для друку з візуалізацією документу, накладених підписів та сертифікатом опрацювання
    ● Журнал опрацювання (ініціатор документу, отримувачі, час створення, час доставки, час перегляду, час опрацювання, час завершення опрацювання конверту всіма учасниками)

Процес документообігу у WhiteDoc

Налаштуйте потрібну логіку процедури з будь-якою кількістю етапів

1

Створення

Ви будете надсилати документи у вигляді конверту, який може об`єднувати кілька ваших документів. Щоб створити Конверт, оберіть потрібний предналаштований шаблон або скористайтеся швидкою відправкою.

2

Доставка

Конверти з документами ми доставляємо в поштові скриньки, які створюють користувачі WhiteDoc. Кожен користувач може мати доступ до будь-якої кількості скриньок.

3

Опрацювання

WhiteDoc доставляє конверт кожному отримувачу у відповідності до налаштованого порядку обробки та контролює виконання всіх передбачений дій для кожного учасника.

4

Архів 

Для кожного шаблону ви можете передбачити доставки окремої копії конверту у поштову скриньку, яку ви можете назвати наприклад "Архів", що дозволить зібрати різні документи в одному місці.

5

Пошук

Окрім тегів та базових фільтрів (тема, дата, статус, вид шаблону і т.д.), ви маєте можливість налаштувати пошук по будь-яким полям документу, які заповнються користувачами чи обліковою системою.

Різні варіанти електронного підпису

Ми постійно розширюємо варіанти та вдосконалюємо технологію нанесення електронного підпису

КЕП,ЕЦП

Використовуйте для підпису файловий ключ або токен будь-якого КНЕДП України

ХМАРНІ ПІДПИСИ

Підписуйте документи за допомогою хмарних сервісів Дія.Підпис або SmartID

МОДУЛЬ"ГРЯДА"

Додайте в пару кліків вашу конфігурацію мережевого криптомодулю "Гряда" від IIT

ПІДПИС E-INK 

Міжнародний стандарт засвідчення документу електронно-чорнильним підписом

Тарифи WhiteDoc

Обирайте зручний для вас тарифний пакет в залежності від розміру бізнеса

  • Персональний

    Відправка конвертів з документами

    25 конвертів на місяць

    Опрацювання вхідних конвертів

    Необмежено

    Накладання електронного підпису

    Необмежено

    Співробітників в аккаунті

    1 співробітник

    Поштових скриньок в акаунті

    1 скринька

    Конструктор шаблонів

    Створення та прив`язка довідників

    Делегування дії іншому учаснику

    Базова підтримкаЧат, emailПн-Пт, 08:00 - 18:00

    Безкоштовно

  • Команда

    Відправка конвертів з документами

    Необмежено

    Опрацювання вхідних конвертів

    Необмежено

    Накладання електронного підпису

    Необмежено

    Співробітників в аккаунті

    від 5 співробітників

    Поштових скриньок в акаунті

    Необмежено

    Конструктор шаблонів

    Створення та прив`язка довідників

    Делегування дії іншому учаснику

    Відправити на додаткове погодження

    Корпоративний аккаунт та автоприєднання

    API / sFTP інтеграція з обліковою системою

    Акція! Включено в тариф

    Програмування сценаріїв документообігу

    Додавання вашої конфігурації МКМ "Гряда"

    Базова підтримкаЧат, emailПн-Пт, 08:00 - 18:00

    125 грн

  • Корпорація

    Відправка конвертів з документами

    Договірна ціна 

    Опрацювання вхідних конвертів

    Необмежено

    Накладання електронного підпису

    Необмежено

    Співробітників в аккаунті

    Згідно запиту

    Поштових скриньок в акаунті

    Необмежено

    Конструктор шаблонів

    Створення та прив`язка довідників

    Делегування дії іншому учаснику

    Відправити на додаткове погодження

    Корпоративний аккаунт та автоприєднання

    API / sFTP інтеграція з обліковою системою

    Програмування сценаріїв документообігу

    Додавання вашої конфігурації МКМ "Гряда"

    Базова підтримкаЧат, emailПн-Пт, 08:00 - 18:00

    Розширений SLA та консультації

    Робота на умовах WhiteLabel/OnPremise

    Договірна

Персональний

Команда

Корпорація

  • Відправка конвертів з документами

    25 конвертів на місяць

    Необмежено

    Договірна ціна 

  • Опрацювання вхідних конвертів

    Необмежено

    Необмежено

    Необмежено

  • Накладання електронного підпису

    Необмежено

    Необмежено

    Необмежено

  • Співробітників в аккаунті

    1 співробітник

    від 5 співробітників

    Згідно запиту

  • Поштових скриньок в акаунті

    1 скринька

    Необмежено

    Необмежено

  • Конструктор шаблонів

  • Створення та прив`язка довідників

  • Делегування дії іншому учаснику

  • Відправити на додаткове погодження


  • Корпоративний аккаунт та автоприєднання


  • API / sFTP інтеграція з обліковою системою


    Акція! Включено в тариф

  • Програмування сценаріїв документообігу


  • Додавання вашої конфігурації МКМ "Гряда"


  • Базова підтримкаЧат, emailПн-Пт, 08:00 - 18:00

  • Розширений SLA та консультації



  • Робота на умовах WhiteLabel/OnPremise



НОВОРІЧНА АКЦІЯ

Отримайте ще вигідніші умови підключення до сервісу документобігу WhiteDoc

0Дні
0Години
0Хвилини
0Секунди

Чому варто обрати нас?

Досвід


Наша команда має 15 річний досвід розробки сервісів електронного документообігу.

    Відповідність законодавству

    Гарантії для вашого бізнесу

    Безпека даних

Підтримка


Підтримка користувачів є важливою частиною нашого продукту.

    Консультації для бізнес-клієнтів

    Канали підтримки: чат, email

    Розширений SLA

Запуск проекту


Ми ділимся всім нашим досвідом і можливостями для успіху вашого проекту документообігу.

    Проект "Під ключ"

    Робота на умовах WhiteLabel

    Робота на умовах OnPremise

Технології


Ми обираємо кращі практики і сторонні сервіси для гарантування стабільності вашої роботи.

    Регулярне оновлення

    Продуктивність

    Інтегрованість