WhiteDoc дозволяє вам налаштувати обмін як юридично-значущими так і іншими документами, що не потребують підписів. Обмінюватися у WhiteDoc можливо будь-якими документами будь-якої форми: Договори, Первинні бухгалтерськи документи (зовнішні та внутрішні), Кадрові документи, Анкети, Заявки, Прайс-листи, Комерційні пропозиції, Службові записки, Звіти, Повідомлення, Офіційні листи тощо.
Шаблон WhiteDoc може складатися з будь-якої кількості документів, які передбачені для даного бізнес-процесу.

M2M обмін данимиWhiteDoc краще за інших орієнтований на обмін даними між різними системами та учасниками документообігу. Наш шаблон дозволяє налаштувати та стандартизувати форму обміну даними, яку зможуть опрацювати різні ERP/CRM. Кожне поле в нашому документі може бути опрацьовано обліковою системою для різних задач: проводка документа, створення карточки контрагенту або документу і т.д. Обмін може відбуватися як даними, які є в документі, або файлами, які потрібні для вашого процесу. Наприклад, це анкета, в якій отримувач заповнить дані, обере потрібне із списку та прикрипіть свої файли з підтверджуючими документами.
ДовідникиЗв`яжіть у WhiteDoc шаблон документу з довідниками, щоб зменшити кількість помилок, швидше формувати контент документу або використовувати функцію автозаповнення. Ви можете створювати довідники у веб-інтерфесі, експортувати з вашого файлу або синхронізувати з вашою обліковою системою.

Шаблон WhiteDoc дозволяє вам налаштувати необхідну процедуру опрацювання документів для кожного окремого бізнес-процесу. Для кожного етапу опрацювання ви визначаєте роль учасника та призначаєте йому дію: ● Заповнення: користувач має завантажати свої файли, заповнити призначені поля в документі своїми даними або вибрати їх із довідника.● Погодження: користувач має погодити або відхилити документи в конверті. Якщо відбувається відхилення - потрібно вказати причину.● Підпис: користувач має підписати визначений документ ЕЦП/КЕП або хмарним підписом● Копія: користувач має ознайомитися із документами в конверті. 
Такі етапи можуть як послідовними та і паралельними. Бізнес-логіку, в якому порядку документи мають створюватися та опрацьовуватися ви визначаєте самостійно. Учасники процесу ніяк не зможуть порушити налаштовану процедуру.

Звичайно, що не все можна передбачити в налаштуванні процедури. Тому ми надаємо вам більше дій для ефективного опрацювання документів:
● Відхилення: якщо з документом щось не гаразд, відхиліть його та зазначте причину.● Відправка на додаткове погодження: отримувач документу, може відправити документ на погодження, щоб прийняти рішення по ньому. Погодження відбувається за маршрутом, який налаштував адміністратор або сам користувач. ● Делегування: отримувач документу може передати виконання своєї дії іншому користувачу. ● Коментування: додавайте коментар, ініціюйте обговорення та позначайте вирішені питання як Завершені. Коментарі можуть бути публічними або приватними. ● Нагадування: якщо ви бачите, що ваш документ довго не опрацьовують, натисніть Нагадати і ми відправимо на електронну пошту нагадування потрібним учасникам.
Коли опрацювання документу буде завершене, натисніть Поділитися і вкажіть email співробітників, які не приймали участі в цьому процесі для відправки копії опрацьованих документів.

WhiteDoc має відкритий API, тому є можливість налаштувати інтеграцію практично з будь-якою вашою ERP/CRM (BAS 1C, SAP, Creatio, Microsoft Dynamics або спеціально розробленою для вас). Якщо API не підходить для вас, можлива інтеграція через sFTP. Наш сервіс має вбудовані інструменти для налаштування карт конвертацій.

● Верифікація корпоративного акаунту● Автоматичне приєднання співробітника до акаунту● Управління співробітниками аккаунту● Створення поштових скриньок та надання до них доступу● Створення користувацьких ролей● Управління доступом до шаблонів та довідників● Управління інтеграціями● Додавання конфігурації корпоративного мережевого криптомодулю "Гряда"● Створення корисних посилань для співробітників аккаунту● Управління парольною політикою● Активація авторизації через Single sign on (SSO)● Моніторинг подій та дій користувачів в акаунті● Управління тарифами● Брендування акаунту

● Для забезпечення процесів обміну та надійного зберігання ваших документів, ми обрали найкраще технологічне рішення в світі - Amazon S3, яке гарантує надійність даних 99,999999999 %, забезпечує широкі можливості для безпеки даних та проходження аудиту. Регулярні back-up процедури гарантують захист від втрати чи пошкодження документів. ● Ви маєте доступ до ваших документів, доки існує ваш акаунт. WhiteDoc повністю відповідає вимогам GDPR, тому ви можете видалити свій акаунт чи профіль користувача, якщо виникла така необхідність. ● Ми надаємо всі необхідні інструменти для збереження документів локально або у вашій інфраструктурі. Робіть це інтегровано чи користуючись доступними опціями веб-інтерфейсу.

● Цілодобовий моніторинг доступності сервісу● Вбудовані алгоритми та логіка захисту цілісності контенту ● 256 bit SSL шифрування трафіку,● Firewall та захист від DDOS атак● Журнал подій, ● ISO 27001